Wie Catering auf großen Messen und Ausstellungen funktioniert

Catering als Schlüssel zum Erfolg auf Messen

Intro: Ob B2B- oder B2C-Messen – eine erstklassige Verpflegung ist essentiell, um Besucher und Aussteller zufriedenzustellen. Messe-Catering muss weit mehr leisten als nur hungrige Mägen zu füllen: Es trägt zur Atmosphäre bei, steigert das Gesamterlebnis und kann sogar die Verweildauer am Stand erhöhen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Messe-Catering funktioniert, welche Herausforderungen es birgt und wie eine durchdachte Planung zum Erfolg führt.

Planungsstrategien für Catering bei großen Events 

Messe-Catering beginnt mit einer detaillierten Planung. Große Veranstaltungen wie Fachmessen oder Verbraucherausstellungen ziehen oft Tausende von Besuchern an, was hohe Anforderungen an die Organisation stellt.

Wichtige Punkte bei der Planung:

1. Zielgruppenanalyse:
   • Bei B2B-Messen steht oft ein gehobenes Angebot im Vordergrund.
   • Bei B2C-Veranstaltungen sind schnelle Snacks und erschwingliche Preise gefragt.
2. Kapazitäten festlegen: Wie viele Gäste werden erwartet? Planen Sie Speisen und Getränke großzügig ein, um Engpässe zu vermeiden.
3. Zeiten berücksichtigen: Messebesucher haben oft wenig Zeit. Planen Sie Speisen, die schnell verfügbar sind, aber dennoch frisch und ansprechend serviert werden.
4. Integration ins Messekonzept: Stimmen Sie das Catering thematisch auf die Messe ab, z. B. regionale Spezialitäten für eine Reisemesse oder innovative Gerichte für eine Technikmesse.

Auswahl des richtigen Caterers

Der richtige Caterer ist entscheidend, um ein Messe-Catering erfolgreich umzusetzen. Er muss nicht nur qualitativ hochwertige Speisen liefern, sondern auch Erfahrung mit großen Events und der Logistik auf Messen haben.

Kriterien für die Wahl des Caterers:

1. Erfahrung: Ein Caterer mit Messeerfahrung kennt die Anforderungen großer Veranstaltungen und kann flexibel reagieren.
2. Flexibilität: Der Caterer sollte in der Lage sein, auch bei kurzfristigen Änderungen zusätzliche Speisen oder Getränke bereitzustellen.
3. Vielfalt: Ein breites Angebot, das verschiedene Ernährungsweisen (vegan, vegetarisch, allergenfrei) abdeckt, ist ein Muss.
4. Technische Ausrüstung: Der Caterer sollte mobile Küchen und die nötige Ausstattung mitbringen, um direkt vor Ort arbeiten zu können.

Tipp: Bernemann & Röhl sind erfahrene Caterer im Ruhrgebiet und bieten maßgeschneiderte Lösungen für Messe-Catering – von Fingerfood bis zu Komplettmenüs.

Logistik und Koordination des Messecaterings

Die Logistik ist einer der herausforderndsten Aspekte beim Messe-Catering. Tausende von Besuchern, enge Zeitpläne und eingeschränkter Platz machen eine präzise Koordination notwendig.

Wichtige logistische Aspekte:

1. Lieferzeiten: Speisen und Getränke müssen pünktlich geliefert werden, idealerweise außerhalb der Stoßzeiten des Messebetriebs.
2. Lagerung: Kühlen oder Warmhalten von Speisen erfordert mobile Kühlsysteme und Warmhaltemöglichkeiten.
3. Aufbau und Abbau: Der Caterer muss Aufbauzeiten einhalten und schnell einsatzbereit sein.
4. Personalplanung: Genügend Servicepersonal sorgt dafür, dass lange Warteschlangen vermieden werden und Gäste sich gut betreut fühlen.

Ein Caterer mit Erfahrung weiß, wie er die Herausforderungen der Messeumgebung bewältigt und sicherstellt, dass alles reibungslos abläuft.

Gibt es Unterschiede bei Catering auf B2B und B2C Messe?

Ja, die Zielgruppen und Anforderungen bei B2B- und B2C-Messen unterscheiden sich erheblich – und damit auch das Catering.

B2B-Messen:

• Hochwertiges Catering: Hier wird Wert auf Qualität, exklusive Speisen und ansprechende Präsentation gelegt.
• Networking fördern: Catering-Bereiche laden zum Verweilen ein und schaffen Raum für Gespräche.
• Snacks und Getränke: Fingerfood, Kaffee und leichte Gerichte, die nicht ablenken, stehen im Fokus.

B2C-Messen:

• Breites Angebot: Schnelle, einfache Gerichte wie Sandwiches, Pizza oder Waffeln sind gefragt.
• Erschwingliche Preise: Die Besucher sind oft preissensibler als auf B2B-Messen.
• Große Mengen: Hier geht es darum, viele Gäste in kurzer Zeit zu versorgen.

Mit einem flexiblen Caterer lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen beider Messearten optimal umsetzen.

Große Menschenmengen auf der Messe bewältigen

Messen ziehen oft Tausende von Menschen an, und das Catering muss in der Lage sein, diese Mengen effizient zu bedienen.

Tipps zur Bewältigung von Menschenmengen:

1. Zusätzliche Stationen: Mehrere Catering-Stationen reduzieren Wartezeiten und verteilen die Gäste besser.
2. Selbstbedienung: Buffets oder Selbstbedienungsbereiche sind ideal, um große Besucherzahlen schnell zu versorgen.
3. Vorbereitung: Beliebte Speisen sollten vorproduziert werden, um Engpässe zu vermeiden.
4. Personalverstärkung: Genügend Servicekräfte sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
5. Digitalisierung: Bestellungen über QR-Codes oder mobile Apps können den Service beschleunigen.

Standort und Layout des Caterings richtig planen

Der Standort und das Layout des Catering-Bereichs haben großen Einfluss auf den Erfolg.

Tipps zur Planung:

1. Strategische Positionierung: Wählen Sie gut erreichbare Orte, die viel Laufkundschaft anziehen, z. B. in der Nähe von Hauptwegen oder Ausgängen.
2. Trennung der Bereiche: Speisen, Getränke und Sitzbereiche sollten klar voneinander getrennt sein, um den Ablauf zu optimieren.
3. Sitzgelegenheiten: Ausreichend Plätze laden Besucher zum Verweilen ein und verlängern ihre Zeit auf der Messe.

Ein gut geplanter Standort steigert die Effizienz und erhöht die Zufriedenheit der Gäste.

Getränkeauswahl beim Messecatering

Neben Speisen sind die richtigen Getränke ein wichtiger Bestandteil des Messe-Caterings.

Empfohlene Getränke:

• Wasser: Still und sprudelnd, idealerweise in umweltfreundlichen Verpackungen.
• Kaffee und Tee: Ein Muss, besonders für B2B-Messen.
• Erfrischungsgetränke: Säfte, Limonaden oder Smoothies bieten Abwechslung.
• Alkoholische Getränke: Auf Abendveranstaltungen oder VIP-Events können Bier, Wein oder Cocktails angeboten werden.

Die Getränke sollten gut gekühlt und schnell verfügbar sein, um die Erwartungen der Gäste zu erfüllen.

Beispiele erfolgreicher Catering-Events bei Messen

Einige der erfolgreichsten Messe-Catering-Konzepte zeigen, wie durchdachte Planung und Kreativität für unvergessliche Erlebnisse sorgen:

1. Gourmet-Catering auf einer Technikmesse: Ein exklusiver Bereich mit Live-Cooking-Stationen, an denen die neuesten Küchengeräte vorgeführt wurden, zog viele Fachbesucher an.
2. Regionale Spezialitäten auf einer Reisemesse: Regionale Gerichte, die die Kultur der Reiseziele repräsentierten, boten den Gästen ein immersives Erlebnis.
3. Food-Trucks auf einer Outdoor-Messe: Eine Auswahl an Food-Trucks mit schnellen, kreativen Gerichten wie Bowls und Wraps zog sowohl B2B- als auch B2C-Gäste an.

Fazit

Messe-Catering ist eine anspruchsvolle, aber enorm wichtige Komponente für den Erfolg großer Veranstaltungen. Mit durchdachter Planung, einem erfahrenen Caterer und der richtigen Logistik wird selbst die Versorgung großer Menschenmengen zu einer lösbaren Aufgabe.

Ob B2B- oder B2C-Messe – ein gutes Catering sorgt für zufriedene Besucher, fördert Networking und hinterlässt einen positiven Eindruck. Wenn Sie im Ruhrgebiet, etwa in Dortmund oder Bochum, eine Messe planen, steht Bernemann & Röhl als erfahrener Partner bereit, um Ihr Event kulinarisch perfekt zu begleiten.