Catering-Checkliste: Wie man für eine perfekte Feier plant

Was muss man für eine Feier planen?

Die Planung einer Feier erfordert eine Vielzahl von Überlegungen und Entscheidungen. Bevor Sie mit der Organisation beginnen, sollten Sie sich ein paar Gedanken zu folgenden Punkten machen:

1. Anlass und Ziel der Feier:
   Handelt es sich um eine private Feier wie eine Hochzeit oder einen Geburtstag, oder ist es ein geschäftliches Event wie eine Firmenfeier? Der Anlass beeinflusst das gesamte Konzept der Veranstaltung.
2. Gästeliste:
   Erstellen Sie eine Liste der eingeladenen Personen, um die Größe des Events und die benötigte Menge an Speisen und Getränken einschätzen zu können. Anfangs reicht hier eine grobe Schätzung
3. Datum und Uhrzeit:
   Wählen Sie einen Termin, der möglichst vielen Gästen passt, und planen Sie wie lange die Feier dauern soll.
4. Rahmenprogramm:
   Überlegen Sie, ob es ein Unterhaltungsprogramm, Musik oder Reden geben soll, und passen Sie die Catering-Planung entsprechend an.
5. Stil der Veranstaltung:
   Legen Sie fest, ob es ein formelles Event mit gesetztem Menü oder eine lockere Feier mit Buffet oder Fingerfood sein soll.

Was gehört alles zum Catering und was muss man beachten?

Ein professionelles Catering umfasst weitaus mehr als nur die Bereitstellung von Speisen. Hier sind die wichtigsten Komponenten und Aspekte, die Sie beachten sollten:

1. Speisen und Getränke:
   • Vielfalt: Berücksichtigen Sie unterschiedliche Geschmäcker und Ernährungsbedürfnisse.
   • Getränke: Planen Sie eine Auswahl an alkoholischen und alkoholfreien Getränken.
2. Service:
   • Benötigen Sie Personal für die Bedienung, das Aufräumen oder die Betreuung des Buffets?
   • Möchten Sie Live-Cooking-Stationen oder spezielle Serviceformen wie Flying Buffet anbieten?
3. Equipment:
   • Geschirr, Besteck, Gläser und Tischdekoration müssen bereitgestellt werden.
   • Bei Outdoor-Events sind mobile Küchen oder Kühlgeräte erforderlich.
4. Hygiene und Logistik:
   Achten Sie auf die Einhaltung von Hygienevorschriften und stellen Sie sicher, dass der Caterer pünktlich liefert.

Budget richtig planen

Das Budget ist einer der entscheidenden Faktoren bei der Catering-Planung. Es bestimmt, wie aufwendig das Menü gestaltet werden kann und welche zusätzlichen Leistungen Sie in Anspruch nehmen können.

Tipps zur Budgetplanung:

1. Kosten pro Person:
   Legen Sie einen Betrag fest, den Sie pro Gast für Speisen und Getränke ausgeben möchten.
2. Zusatzkosten berücksichtigen:
   Denken Sie an zusätzliche Ausgaben für Servicepersonal, Equipment und Dekoration.
3. Prioritäten setzen:
   Falls das Budget knapp ist, entscheiden Sie, welche Leistungen unverzichtbar sind (z. B. hochwertige Speisen) und wo Sie sparen können (z. B. einfache Dekoration).
4. Vergleichen:
   Holen Sie mehrere Angebote ein, um den besten Preis-Leistungs-Mix zu finden. Bei Bernemann & Röhl setzen wir auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die passende Location finden

Die Wahl der Location hat großen Einfluss auf das Catering und die gesamte Feier. Berücksichtigen Sie bei der Suche folgende Punkte:

1. Kapazität:
   Stellen Sie sicher, dass die Location genügend Platz für Ihre Gäste, das Catering und das Rahmenprogramm bietet.
2. Ausstattung:
   Verfügt die Location über eine Küche, Stromanschlüsse oder Kühlmöglichkeiten? Falls nicht, müssen diese vom Caterer bereitgestellt werden.
3. Stil:
   Die Location sollte zur Atmosphäre und zum Thema der Feier passen – von rustikalen Scheunen über elegante Säle bis hin zu modernen Veranstaltungsorten.
4. Erreichbarkeit:
   Eine zentrale Lage mit guter Anbindung erleichtert es den Gästen, die Feier zu erreichen.

Unsere Checkliste:

Mit dieser Catering-Checkliste behalten Sie alle wichtigen Punkte im Blick und planen Ihre Feier effizient und stressfrei:

1. Veranstaltungsdaten:

• Datum und Uhrzeit festlegen.
• Ort der Feier bestimmen.

2. Gästeliste:

• Anzahl der Gäste schätzen.
• Eventuelle Ernährungsbedürfnisse klären (z. B. vegetarisch, vegan, Allergien).

3. Budget:

• Gesamtbudget festlegen.
• Kosten für Speisen, Getränke und Service pro Person berechnen.

4. Caterer auswählen:

• Angebote einholen und vergleichen.
• Probekosten vereinbaren.
• Vertrag abschließen.

5. Menüplanung:

• Art der Verpflegung wählen (Buffet, Menü, Fingerfood).
• Speisen und Getränke festlegen.

6. Logistik:

• Anlieferung und Aufbau koordinieren.
• Platzbedarf für Catering-Stationen berücksichtigen.

7. Personal:

• Anzahl der Servicekräfte bestimmen.
• Aufgaben verteilen (z. B. Getränke ausschenken, Tische abräumen).

8. Ausrüstung:

• Geschirr, Besteck und Gläser bereitstellen.
• Eventuell zusätzliche Ausstattung wie Zelte oder Heizstrahler organisieren.

9. Notfallplan:

• Alternative Pläne für schlechtes Wetter oder technische Probleme bereithalten.

10. Final Check:

• Alle Absprachen mit dem Caterer und der Location prüfen.
• Zeitplan erstellen und Verantwortlichkeiten festlegen.

Fazit

Eine gut durchdachte Catering-Checkliste ist der Schlüssel zu einer gelungenen Feier. Ob Budgetplanung, die Auswahl des passenden Caterers oder die Zusammenstellung eines ansprechenden Menüs – jedes einzelne Detail spielt eine wichtige Rolle, um Ihre Gäste zu begeistern und den Ablauf reibungslos zu gestalten.

Mit einer klaren Organisation und sorgfältiger Vorbereitung wird Ihre Veranstaltung nicht nur kulinarisch, sondern auch organisatorisch ein echtes Highlight.